Introducción.
En este trabajo hablaré sobre las Pólizas, los
tipos, sus características y sobre los Software Contables, los tipos de
Software Contables que existen y daré dos ejemplos de ellos.
Además, nos daremos cuenta de que los Software
Contables son una herramienta muy útil que nos facilitará la Contabilidad en
nuestra empresa.
Sistema
de Pólizas.
Para
poder conocer lo que son los Software Contables y cuál es su utilidad en la
Contabilidad, primero tenemos que saber un poco sobre las Pólizas ya que en las
Pólizas se registran las operaciones Contables y éstas se capturan en el
Software.
Póliza. Es el documento
de carácter interno en el que se registran
las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.
Las
pólizas son una evolución de
los métodos de registro manual Contable que consiste
en términos generales en emplear un documento
individual para registrar cada operación Contable y tienen como
característica que permiten una mayor división del trabajo.
Características
de las Pólizas:
a) Las pólizas se
hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa.
b) En las pólizas se
debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su
formulación, revisión y autorización con el fin de fijar
responsabilidades.
c) Concluida
la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar
en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor
facilidad.
d) Cada fin de mes se
suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de
las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de
concentración que pasa al diario general.
e) Los asientos de
concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y
de este se toman los datos para la elaboración de los estados
financieros.
Ventajas de las Pólizas:
1. Mayor
división del trabajo.
2.
No permite que los diarios o
registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente
autorizadas, realizadas y registradas por personas responsables.
3. Facilitan la
anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las
operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.
Desventajas de las Pólizas:
1.
El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como
equivocarse en las columnas.
2.
Para negocios de poco movimiento representa
un costo muy elevado.
Sistema
de póliza única.
En
el sistema de póliza única se emplea una sola clase de
póliza para registrar cualquier tipo de operación, es decir, igual se anota en
ella una operación de caja que se puede registrar una de diario.
Esta
póliza no es sino una hoja de papel, con un rayado y datos
impresos en el anverso y reverso de la misma, que puede adoptar diferentes
medidas, como son el tamaño oficio, el medio oficio, el de carta y
que inclusive puede tener unas medidas especiales distintas a las mencionadas.
Conforme
se van celebrando las operaciones, se registran a máquina en estas hojas de
papel indicando en ellas todos los datos que componen un asiento, es decir, la
fecha de la operación, el nombre o nombres de las cuentas de cargo,
el de las cuentas de crédito, los importes de los cargos y de los créditos
y, finalmente, la explicación o la redacción de la operación
registrada.
Una vez
escritos en la póliza los datos mencionados, deberán anexarse a ella todos los
comprobantes que respalden la operación efectuada y que justifiquen las
cantidades de cargo o de crédito a las cuentas correspondientes.
Finalmente,
cuando ya se ha registrado la operación y anexado los comprobantes de la misma,
se harán constar en la parte inferior de la póliza las firmas de las personas
que intervinieron en la elaboración de ella, en su revisión y la de quién
autorizó la operación.
Esta fase
del trabajo consistente en anexar los comprobantes y hacer constar las firmas de
las personas que intervinieron, constituye la comprobación de operaciones a que
hizo referencia al principio.
Rayado de
la Póliza.
En este
caso, como en cualquier documento o registro de carácter contable, el rayado y
los datos que deben contener las pólizas pueden ser muy variables, según
la clase de póliza de que se trate, de los datos de carácter interno que se
requieren en las mismas y, en general de la organización de la
empresa donde se ha establecido dicho sistema. Sin embargo, tratándose de
la póliza única los datos que debe contener son los siguientes:
1.
El nombre de la persona o nombre del negocio
o sociedad mercantil de que se trate.
2. El
nombre de la póliza.
3. El
número de la misma.
4. Columna
para la fecha de operación.
5. Espacio
de redacción para anotar el nombre de las cuentas de que se afecten, así como
la redacción del asiento.
6. Dos
columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a
los créditos.
7. Tres
espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en
la formulación de la póliza, y que son las siguientes:
·
La persona que la hizo,
·
La persona que la reviso, y
·
La que autorizó.
Registro de Pólizas.
Una vez
que las pólizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que
intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deberán anotarse en un
libro que lleva el nombre de registro de pólizas, el cual tiene un rayado
tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de más movimiento y el
espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro.
La única
diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al
registro de pólizas, estriba en que, en este último, se incluye dentro del
rayado, una pequeña columna destinada a anotar el número de cada póliza
registrada.
Con
respecto al número de la póliza, es conveniente hacer notar que este se asigna
cuando la póliza se registra, siguiendo para ello un orden progresivo.
De lo
anterior se deduce que, si una póliza carece de números, este solo hecho
indicara que no se ha anotado en el registro de pólizas y, por tanto, que la
operación asentada en ella aún no ha quedado contabilizada en los libros.
Al final del periodo de concentración deberán obtenerse la suma de cada una de
las columnas de valores del rayado, así como también analizar el espacio de
varias cuentas para formular con esos totales un asiento de concentración en el
diario general, de los comúnmente expresados como de:
Varios a varios.
Errores y contrapartidas: cuando se tiene establecido este sistema y se comete algún error al registrar una operación, deberán, en principio, observarse las reglas generales para llevarse a cabo la cooperación por medio de un asiento de contrapartida. Pero teniendo en cuenta que en los sistemas de pólizas las operaciones se anotan primero en estas y que después las mismas se asientan en el registro, los errores presentan ciertas formas especiales que requieren seguir determinados procedimientos para su corrección.
Los
errores que se pueden cometer se clasifican en dos grupos:
1. Errores que
se cometen en las pólizas, y
2. Errores que
se cometen en el registro.
Errores
en las pólizas.
Los
errores localizados solamente en las pólizas pueden presentar dos aspectos:
1. Que la
póliza se formule incorrectamente, pero que el error se advierta antes de que
sea registrada.
2. Que la
póliza se haga en forma incorrecta y, en esa misma forma, se pase al registro
de póliza.
En el
primer caso, puesto que la póliza no se ha registrado, bastará con cancelar o
destruir la póliza equivocada, e inmediatamente después, formular la correcta,
que será la que se anote en el registro.
En el segundo
caso, (cuando la póliza este equivocada y error se advierte después de haberse
registrado también en forma equivocada), la corrección se hará formulando una
nueva póliza, en la que se asiente la contrapartida que proceda, y anotándola
después en registro de póliza con lo cual quedará corregido el error que se
hubiese cometido.
Errores
en el registro.
Cuando se
ha formulado la póliza correctamente, pero al registrarse, se cometió el error
ya sea en los cargos o abonos a las cuentas o el importe de los mismos, la
corrección deberá hacerse solamente en el registro anotando con tinta roja en
la columna de la cuenta o cuentas equivocadas el importe asentado
incorrectamente y, con tinta oscura, las cantidades en las columnas de las
cuentas correctas.
Estas
anotaciones deberán ir precedidas de una leyenda escrita en el espacio de
redacción, expresada en los siguientes términos: " cambio de
columna, póliza número......", O bien " corrección a la póliza número...
"
Ventajas
e inconvenientes del sistema.
Las ventajas e inconvenientes propios de este sistema de pólizas pueden sintetizares así:
Ventajas:
Por las
características del sistema se logra una mayor división en la ejecución del
trabajo de contabilidad, debido a que, anotándose los asientos en hojas
sueltas es posible producir simultáneamente varios asientos, situación que no
se logra con la misma facilidad cuando se tienen establecidos diarios
empastados, en los cuales las anotaciones se hacen en forma manuscrita.
Las
operaciones quedan comprobadas en todos sus aspectos, ya que, además de anexar
a la póliza los documentos o comprobantes, se hacen constar las
firmas de las personas que intervinieron en la preparación, revisión y
autorización de las pólizas.
El pase a los libros auxiliares se facilita en forma considerable ya que, evidentemente, resultan más manejables las hojas sueltas (pólizas), que los libros diarios.
Se puede tener un archivo bien organizado de todos los comprobantes, lo cual permite su fácil y rápida localización, debido a que las pólizas se archivan por el mes a que corresponden y, dentro de esa clasificación, por orden progresivo de su localización.
Inconvenientes.
Como el
registro de pólizas se lleva en la forma tabular, es relativamente fácil que se
cometan errores consistentes en hacer cargos o abonos a cuentas que no
correspondan, o bien, que se cargue una cuenta en lugar de abonarla.
La operación del sistema puede significar, para negocios de poca importancia, un costo relativamente elevado, ya que se requiere la impresión de formas especiales, así como la contratación de personal debidamente adiestrado para manejar correctamente el registro de operaciones, tanto en las mismas como en el libro de registro en donde se anotan.
Sistema de pólizas de diario y caja.
Este
sistema tiene por base la misma que anteriormente hemos ya estudiado para el
sistema de diario y caja, es decir, la división de operaciones en dos grupos,
denominados operaciones de caja y operaciones de diario.
La diferencia entre uno y otro sistema radica en que, mientras en el sistema de diario y caja cada tipo de operación se anota directamente en un diario especial, en este sistema de pólizas, se registra en pólizas especiales, de las que vamos a ocuparnos ahora.
La
clasificación de operaciones en los dos grupos señalados da lugar a que las
pólizas sean de las siguientes dos clases:
1. Pólizas de
caja
2.
Pólizas de diario
Pólizas
de caja.
Las pólizas de caja están
destinadas a registrar las operaciones de caja, es decir, aquellas que dan
lugar a un movimiento de fondos en efectivo, ya sea como entrada o como salida
de dinero.
Pólizas
de diario.
Las
pólizas de diario servirán para registrar todas las demás operaciones que, al
efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino que afecten a
otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario.
Formas.
A
continuación se mencionan los datos fundamentales que deberán llevar cada una
de las pólizas especificadas, no sin antes recordar que los rayados y datos que
estos documentos deben contener, pueden ser muy variables, por los motivos ya
expuestos al tratar el sistema de póliza única.
Por lo
que se refiere a la póliza de Caja, los datos que debe contener serán los
siguientes:
1. El
encabezado, que comprende el nombre del negocio o empresa de que se trate, el
nombre de la póliza (de caja) y el número que se le asigne.
2. En la parte
media (el cuerpo) deberá contener:
a) Columna para la
fecha de la operación.
b) Espacio de
redacción de la operación efectuada.
c) Dos columnas
de valores, de las cuales la primera está destinada a los cargos, y la segunda
a los créditos.
3. En la parte
inferior (el pie de la póliza) deberán destinarse, cuando menos, tres espacios
para escribir las firmas de las personas que intervinieron, a saber:
a) Quien
la preparó.
b) Quien
la revisó.
c)
Quien la autorizó.
También
es una práctica bastante generalizada la de imprimir las pólizas en papel
de color diferente, con el objeto de que, a simple vista, se pueda
distinguir la naturaleza de cada una de ellas, no obstante que, como
ya se había indicado - cada clase de pólizas deberá llevar el nombre de la
misma, para mayor seguridad.
Registros.
En atención a
la existencia de dos clases de pólizas, se hace necesario, a su vez, establecer
registros, destinados, uno, al de las pólizas de caja, al que se llama registro
de pólizas de caja, y el otro, a las de diario, que lleva el nombre de registro
de pólizas de diario. Ambos registros contienen un rayado idéntico, es decir, a
base de múltiples columnas, con su respectivo espacio de varias cuentas. Se
sigue el procedimiento de que, una vez requisitada la póliza (ya sea
de caja o de diario) con las firmas de las personas que intervinieron y con los
comprobantes de la operación anexos a la misma, ésta se anote en el registro
que le corresponda, según su naturaleza, asignándosele, en ese momento, el
número correspondiente.
Respecto al número que debe tener cada póliza sigue la costumbre de no asignar una numeración corrida a las pólizas de diario y de caja, sino que teniendo en cuenta la naturaleza distinta de una y de otras, así como la existencia de registros destinados a cada tipo de póliza, el número será corrido dentro de la clase de póliza de que se trate, con el objeto de facilitar su identificación y rápida localización.
Tanto el registro de pólizas de caja como el de pólizas de diario, producen periódicamente un asiento de concentración al diario general en los siguientes términos:
Registro de pólizas de caja.
Por los ingresos o entradas de caja:
Caja y Bancos a varios.
Por los egresos o salidas de caja y bancos:
Varios a caja y bancos registro de pólizas de
diario:
Varios a
varios
Ambos
registros de pólizas deberán contener, formando parte de su rayado, una pequeña
columna destinada al número de la póliza. De hecho, el registro de pólizas de
caja equivale al diario de caja llevado bajo la forma tabular, y el registro de
pólizas de diario hace las veces de un diario de operaciones diversas, también
bajo la forma tabular, cuando este diario funge como auxiliar de un diario general
llevado en su forma continental.
Funcionamiento del sistema.
Conforme
se van celebrando las operaciones, estas se clasifican en los dos grupos base
de este sistema, registrando en pólizas de caja las entradas ingreso y salidas
egreso de efectivo; y en pólizas de diario, las operaciones que no den lugar a
movimientos de fondos. Tanto las pólizas de caja con las de diario deberán
llevar anexos los documentos que comprueban la operación en ellas registradas,
así como las firmas de quienes formularon, revisaron y autorizaron la póliza.
Después se anotarán en sus respectivos registros, y será en ese momento cuando se les asigne el número que les corresponda, siguiendo al efecto un orden progresivo.
Registrada
la póliza, se guardará en el archivo, juntando todas las que correspondan a un
determinado mes y ordenándolas por número progresivo. Cuando la contabilidad de
la empresa tiene establecidos varios auxiliares, es recomendable, cada vez que
se haga una póliza que afecte cuentas colectivas o de control, sacar
copias de ella al carbón, para distribuirlas entre los distintos empleados que
llevan los auxiliares y facilitarles, en esa forma, el registro oportuno de las
operaciones.
Registro de operaciones.
En este sistema, surge el mismo problema que ya se
había señalado en el sistema de diario y caja para las operaciones mixtas, es
decir, aquellas en las cuales intervienen parte de movimiento de efectivo y
otra parte de valores que no son efectivos. En este caso, deberá observarse la
regla de que la operación quede registrada, por su totalidad, en una póliza de
diario mediante el uso de una cuenta puente y anotar en póliza de caja
solamente la parte de la operación que se haya cobrado o pagado en efectivo.
Errores y
contrapartidas.
Todo lo
mencionado en el sistema de póliza única relativo a este punto, es aplicable al
sistema que estamos estudiando, con algunas diferencias que, más que fondo, son
de procedimiento, ya que, en este caso, existen dos clase de pólizas y, por
consiguiente, los errores se pueden producir en las pólizas de diario o en las
pólizas de caja; y, del mismo modo, estos errores se pueden advertir antes de
que la póliza sea registrada o después de que esta se haya anotado en el
registro que le corresponda para que los procedimientos de corrección resulten
más accesibles, se tratarán por separado los errores que se cometan en cada una
de las pólizas que se emplean en este sistema.
Póliza de
diario.
Si el
error existe en la póliza y se advierte antes de ser registrada, propiamente no
se hace corrección, sino que se destruye o cancela la póliza equivocada y se
procede a formular otra póliza de diario con el asiento correcto.
Si hay error en la póliza y se advierte después de haberse registrado, se formula una segunda póliza de diario en que aparezca el asiento de contrapartida correspondiente y, como explicación la referencia a la póliza equivocada. Se registra esta segunda póliza y, automáticamente, queda corregido el error.
Finalmente, si la póliza es correcta, pero al ser registrada se comete el error, ya sea cargando o abonando por una cantidad distinta a la correcta, la corrección se ejecuta solamente en el registro, en la forma que ya se ha tratado para estos casos en el sistema de póliza única.
Póliza de
caja.
Los
errores en esta póliza pueden presentar varios aspectos, que se sintetizan en
los siguientes puntos:
1.- Que las cuentas de cargo y de crédito que se mencionan en la póliza sean correctas, pero los cargos o abonos se hayan anotado por una cantidad menor o mayor que la debida.
2.- Que la póliza se haya formulado con algún cargo
o crédito a una cuenta incorrecta.
3.- Que
la póliza éste bien formulad; pero, al ser registrada, se haya cometido error.
Igual que en los casos anteriores, señalaremos algunas de las ventajas e inconvenientes de este sistema.
Ventajas:
La
división en el trabajo es más amplia, por lo que se refiere a la
preparación de las pólizas, debido a la clasificación que se hace de las
operaciones en los dos grupos en que se basa este sistema.
El
departamento de caja es el indicado para formular las pólizas que amparan las
entradas y salidas en efectivo, de acuerdo con los comprobantes que le haya
servido de base para efectuar los cobros o pagos diarios. Lo anterior permite
llevar en el departamento de caja un archivo completo de todos sus
comprobantes, lo que facilitará cualquier investigación que tuviere
que hacer.
La
existencia de pólizas especiales para registrar el movimiento de fondos permite
un control más efectivo, de parte de los administradores o gerentes, sobre las
causas que dieron origen al mismo.
Inconvenientes.
Por
existir dos diferentes tipos de pólizas, puede cometerse el error de usar
equivocadamente una en un lugar de otra. Esta clase de error se puede evitar
con la impresión de las pólizas en papeles de colores distintos.
Se
requiere más personal para llevar los registros de pólizas, ya que uno se
destina a las de caja, y se maneja en el departamento de caja, y el otro, a las
pólizas de diario que, normalmente, debe llevar el departamento de
contabilidad.
Existe
también la posibilidad de que, al registrarse las pólizas, se cometan errores,
debido a los rayados tabulares que para esos libros se usan. Este inconveniente
como ya se ha mencionado varias veces es común a todos los sistemas de pólizas
y a cualquier otro en que se empleen libros o registros de base de rayados de
múltiples columnas.
Sistemas
de pólizas de diario y de entradas y salidas de caja.
No se trata de un nuevo sistema de pólizas, sino más bien de una modalidad del que acabamos de estudiar con el nombre de sistema de pólizas de diario y de caja.
La característica de este sistema consiste en que la póliza de caja se subdivide en dos: una, destinada a registrar únicamente las entradas de caja; y la otra, a las salidas.
Conforme a esta división, el sistema queda integrado a base de tres pólizas, en las cuales se registran todas las operaciones, ya sea de caja o de diario.
Las pólizas que se emplean son las siguientes:
1. Póliza de
diario.
2. Póliza de
entrada de caja, también designada como póliza de ingreso.
3. Póliza de
salida de caja, también denominada póliza de egreso.
Esta
clasificación de las pólizas en tres grupos da lugar a que se empleen tres
registros para su debida anotación, los cuales llevan los siguientes nombres.
ü Registro de pólizas de diario.
ü Registro de pólizas de entrada de caja.
Ingresos.
ü Registro de pólizas de salida de caja.
Egresos.
Debido a
la existencia de tres registros para anotar las pólizas, el sistema que estamos
estudiando era conocido anteriormente con el nombre de sistema de pólizas con
tres registros.
Formas y
rayados.
Las
pólizas de diario, en este sistema, tienen los mismos datos y rayado que en el
sistema de pólizas de diario y de caja. Por ello, solamente vamos a mencionar
algunas de las modalidades que adoptan las pólizas de caja, subdivididas en
pólizas de entrada y pólizas de salida.
Pólizas
de entrada de caja o de ingresos.
Como en estas pólizas solamente se registran las entradas de efectivo, sea cual fuere el origen de las mismas, se entiende que invariablemente, la cuenta de cargo es la de caja y, por tanto, se omite el nombre de esta cuenta y solamente se hace referencia a la cuenta o cuentas que deban acreditarse por la recepción de dinero.
La póliza
de entrada de caja se compone de tres partes que son:
1. El encabezado,
2. El cuerpo de la póliza, y
3. El pie (la parte inferior).
En el
anverso, el encabezado deberá contener:
1. El nombre
del negocio o empresa,
2. El nombre de
la póliza(póliza de entrada de caja), y
3. Un espacio
para notar el número que se asigne a la póliza.
El cuerpo
o la parte media de la póliza tendrá una columna para las fechas; un espacio de
redacción para notar solamente la cuenta cuentas que deban acreditarse, así
como la redacción de la operación efectuada; y dos columnas de valores: la
primera, para cantidades parciales, y la segunda, para totales.
Por último, en la parte inferior, aparecerán también, cuando menos, los tres espacios para anotar las firmas de las personas que la formularon, revisaron y autorizaron.
En el
reverso llevara, como encabezado, los mismos datos señalados para el anverso y,
además, un espacio para notar la fecha.
Abajo del encabezado tendrá un espacio donde estarán impresas, o se escribirán, las cuentas que con más frecuencia se acreditan por las entradas de efectivo, así como una columna de valores para el importe de los créditos a cada una de las cuentas que se hubieren afectado.
Pólizas
de salida de caja o de egresos.
El rayado y datos que estas pólizas contienen son iguales a los de la póliza de entrada de caja, con la diferencia de que, utilizándose solamente para el registro de operaciones que den lugar a salida de efectivo, únicamente se anota el nombre de la cuenta o cuentas de cargo, ya que deben entenderse, en todos los casos, que la cuenta que debe acreditarse es la de caja y bancos.
Registros
de pólizas.
Cada clase de póliza se anotara en su respectivo registro. Por su apariencia, los registros de las pólizas de entrada y salida de caja, son iguales, salvo que, en el de póliza de entrada, la primera columna de valores está destinada a los cargos a la cuenta de caja, y las columnas que le sigan serán de naturaleza acreedora y corresponderán a las cuentas que usualmente se afecten por las entradas de efectivo.
En cambio, en el registro de pólizas de salida de caja, su primera columna de valores está destinada a los créditos de la cuenta de caja, y las siguientes serán de naturaleza deudora, correspondiendo a las cuentas que normalmente se afecten por la salida de fondos.
La numeración de las pólizas se asigna cuando la póliza se registra, manteniendo una numeración corrida, pero independiente, para cada tipo de póliza de las que en este sistema se usan.
No obstante que la práctica más generalizada es la de establecer un registro especial para cada clase de póliza, no hay nada que impida usar dos registros, o uno solamente, para anotar las tres clases de pólizas. También pueden quedar registradas las tres clases de pólizas en un solo registro, adoptando, en este caso, un rayado con tres columnas, para notar los números, respectivamente, de las pólizas de diario, pólizas de entrada y pólizas de salida de caja.
Registro
de operaciones.
Puesto que este sistema tiene como base la división de las operaciones en dos grupos (operaciones de caja y operaciones de diario), la forma que se emplea para su registro es la misma que se estableció en el sistema de pólizas de diario y caja.
Sin
embargo, como las pólizas de caja, se encuentran subdivididas en pólizas de
entrada y pólizas de salida, en las primeras se registraran únicamente las
entradas en efectivo, anotándose en la póliza solamente la cuenta de crédito,
puesto que la cuenta de cargo será siempre la de caja y bancos.
Por lo
que se refiere a las pólizas de salida, se anotaran en ellas las operaciones
que impliquen salida de fondos, mencionándose en la póliza la cuenta de cargo,
ya que la de crédito será, la de caja y bancos.
Ventajas:
La
división de las pólizas de caja en las dos clases ya fijadas facilita el
registro de operaciones en las empresas donde, por realizarse un
movimiento importante de fondos, se hace necesario ocupar cajeros recibidores y
cajeros pagadores. En este caso la división del trabajo se llevaría a cabo en
forma más amplia, ya que los cajeros recibidores prepararían las pólizas de
entrada, y los pagadores las pólizas de salida.
Se puede
ejercer un control más eficaz sobre ingresos y egresos en efectivo, debido a
que estas operaciones quedan asentadas en pólizas especiales, distintas unas de
otras.
Para el registro de las pólizas, también se puede decir que la división del trabajo se ejecuta en forma más amplia, ya que para cada tipo de póliza, normalmente, se destina un registro, lo cual no deja de ser una ventaja respecto de los sistemas anteriores.
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Software
contables.
Se llama
software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables,
destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software
contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una
empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por
cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de
artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información
requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el
programa realice los cálculos necesarios.
Estas
funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización
que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también
una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software
desarrollado por un tercero con modificaciones locales.
Tipos de
Software Contables.
Dependiendo
de las necesidades del usuario final, existen varios tipos de software
contable:
Uso
personal o doméstico y dinámico.
Principalmente
dedicado para los usuarios domésticos que por lo general utilizan el programa
contable con pólizas contables manuales, y a través de cuentas de mayor
controlan sus cuentas por pagar, en hojas de cálculo sus presupuestos
administrativos al igual que la conciliación de contabilidad simple incluye:
Low end
En el low
end del mercado de los negocios, las aplicaciones de costos bajos del software
contable permiten que se realice la mayoría de la contabilidad de los negocios.
Frecuentemente
los proveedores sirven a un solo mercado nacional, mientras que un gran número
de proveedores ofrecen soluciones contables separadas en cada mercado nacional,
también existen excepciones que proveen aplicaciones administrativas contables
adaptables a casi todos los países de un continente, para ello deben cumplir
con integrar en sus procesos las Normas de Información Financiera (NIF) y los
Conceptos Generalmente Aceptados de Contabilidad (CGAC).
Muchos de
los productos antiguos low end, principalmente realizados en DOS, o programas
de desarrollo obsoletos son caracterizados por ser productos de "entrada
única", como oposición de los sistemas modernos en windows, macintosh,
linux que son programas de doble entrada los cuales son usados por la gran mayoría
de negocios.
Actualmente
las características de los Software contables, exigidas por los usuarios, ha
permitido que en la oferta de los mismos, sus atributos mejoren en relación al
pasado.
Así
tenemos que hoy en día los Software Contables, son integrados entre la parte de
gestión y la parte contable, ya no en procesos posteriores sino en línea, es
decir, en tiempo real. La época de los programas modulares independientes, está
pasando, ya que los empresarios aun en las pyme, exigen integración total entre
todos los módulos de sus aplicaciones.
Mercado
medio
El
mercado medio cubre un rango amplio de negocios de software que pueden ser
capaces de servir a las necesidades de estándares de contabilidad múltiples
nacionales que permite la contabilidad en divisas, o no. Pero su principal
características es que atiende a empresas con necesidades de participar varios
usuarios simultáneamente, existen aplicativos de software contable con opción
de multiusuarios concurrentes y otros que no la tienen, y con procesos integrados
a la contabilidad de la empresa.
Así mismo
existen aplicaciones de software contable, de nivel medio multiusuario que
tienen facilidad en la adaptación de las necesidades de cada empresa, en cambio
otros son solo para un tipo de mercado. Uno de los aspectos que las empresas
evalúan es el grado de dificultad a la hora de las actualizaciones, la
facilidad de autoaprendizaje e implementaciones no traumáticas. La capacidad de
las empresas proveedoras de apoyarlos on-line, pero dándoles un espacio en que
prácticamente no requieran de ellos para no tener tecno dependencia.
La
facilidad de migrar de la versión monousuario (gratuita o no) a la versión
multiusuario sin efectos colaterales o procesos engorrosos, es otro aspecto que
miran las empresas al decidirse por este tipo de software contable a fin de
organizar su empresa con una verdadera solución contable.
High end
Es el más
complejo y costoso software de contabilidad de los negocios es frecuentemente
parte de un extenso juego de software muchas veces conocido como Planificación
de recursos empresariales.
Mercado
vertical
Algunos
software para la contabilidad de negocios están diseñados para ciertos negocios
específicos. Incluirá las características que son específicas para dicha
industria. En algunos casos este se usa en pocas empresas.
El
sistema ContPAQ es la mejor herramienta para llevar la Contabilidad en nuestra
empresa, ya que nos permite obtener la información financiera y fiscal
necesaria para facilitar el trabajo, así como para hacer más eficiente, rápida
y oportuna una toma de decisiones de su compañía a nivel directivo y gerencial.
¿Cómo
funciona el ContPAQ?
ContPAQ
es facilidad de operación, esto gracias al manejo de ventanas ilustrativas que
minimizan el proceso de aprendizaje, que pone en sus manos la
combinación de poder y sencillez al trabajar bajo la plataforma WINDOWS®.
Aprovecha
al máximo todas las ventajas de trabajar en ambientes multitarea con interfaz
gráfica como:
· Manejo
simultáneo de varias empresas.
· Mostrar
en pantalla varios procesos a la vez.
· Navegación
por el sistema a través del ratón.
¿Para qué
sirve el ContPAQ?
ContPAQ
es un paquete contable que sirve precisamente para llevar contabilidad,
pólizas, realizar ajustes, balance, estado de resultados, etc. etc.
Ventajas
de ContPAQ:
· Permite
llevar una Contabilidad ordenada y confiable de acuerdo a las necesidades de la
empresa.
· Podrá
generar en forma automática toda la información financiera para la operación
diaria de la compañía.
· Permite
personalizar reportes e información financiera.
· Permite
integrar toda la Contabilidad con la información que usted controla desde
Excel.
· Ahorra
tiempo y recursos ya que podrá obtener la información necesaria para el
adecuado y oportuno cumplimiento de las obligaciones fiscales.
· Da
mayor seguridad en el control y registro de la Contabilidad.
· Ahorra
tiempo al evitar los largos y laboriosos cierres mensuales.
· Ayuda
en el registro de las operaciones repetitivas de la empresa.
· Da
una Contabilidad flexible para modificaciones en períodos anteriores o futuros.
El
ContPAQ Contiene los siguientes elementos:
ContPAQ
Nómina.
•
Reporte de nominas
•
Estas al día con tus obligaciones obrero-patronales.
•
Captura de empleados, altas y bajas
•
Control de incapacidades.
•
Generación de SUA
Contpaq Bancos.
•
Sabes cuánto tienes y cuanto puedes pagar.
•
Se puede delegar con seguridad el control del dinero.
•
Facilita la conciliación bancaria.
•
Agiliza la consulta de la información financiera.
•
Manejo de cuentas bancarias ilimitadas.
Contpaq
Factura Electrónica.
•
Facilita la emisión-recepción de diferentes comprobantes fiscales digitales
•
Es multiempresa y multi RFC
•
Control a detalle de clientes y cuentas por cobrar
•
Hecho para personas dedicadas al servicio.
•
Información detallada por cliente.
Contpaq
Punto de Venta.
•
Productos de mayor demanda.
•
Control de inventarios.
•
Mejores clientes
•
Adaptabilidad al negocio
•
Toma de decisiones.
•
Módulo de facturación.
El
sistema de contabilidad integral COI de la línea de ASPEL fue creado
especialmente para facilitar la captura, proceso y mantenimiento de la
información contable de la empresa. También permite la generación de
diversos reportes financieros, indispensables para la toma de decisiones. El
objetivo principal de COI, es proporcionar una herramienta que facilite la
práctica contable; sin embargo los conocimientos básicos y primordiales de la
contabilidad deben ser aplicados por nosotros.
El
sistema se compone de los siguientes módulos:
·
Catálogo de cuentas.
· Pólizas
· Balanza
de comprobación
· Diario
general
·
Auxiliares mensuales y anuales
· Reportes
financieros
· Balanza
anual y consolidación
· Hoja de
cálculo
·
Utilerías
El
sistema se basa en un diseño estructural en el cual los módulos están
correlacionados entre sí. Los menús se despliegan en cascada permitiendo ver
los submenús que los integran y los módulos que los anteceden.
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Beneficios.
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Aspel-COI 6.0
permite a las empresas mantener su contabilidad al día y a la vanguardia
tecnológica ya que la nueva versión 6.0 del sistema líder en México, incluye
el manejo de comprobantes fiscales digitales y nuevas herramientas que
permiten la máxima explotación de la información de forma muy sencilla.
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Aspel-COI te
proporciona ágiles Consultas y Reportes con diversos filtros que te apoyen en
la toma de decisiones:
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•Balance
general y Estado de resultados
•Balanza
de comprobación y Auxiliares (mensuales y anuales)
•Conciliación
de activos y depreciación y revaluación de activos fijos
•
Diario general y Libro mayor
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El
sistema Aspel-COI cuenta con muchos beneficios, ya que se pueden
manejar sin costo adicional hasta 99 empresas, además se cuenta con la
modalidad de 1 usuario adicional, reduciendo así los costos por incrementar
usuarios.
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Fuentes consultadas
·
http://www.monografias.com/trabajos7/sipo/sipo.shtml
·
http://www.slideshare.net/
·
http://www.fcca.umich.mx/descargas/apuntes/Academia%20de%20Informatica/CURSO%20COMPAQ%20LOPEZ%20ESCALERA.pdf
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